La Société de portefeuille d’Hydro Ottawa s’engage à se doter des meilleures pratiques de gouvernance pour un organisme de sa taille et de son mandat. Il s’agit d’un objectif qui exige une vigilance constante parce que les normes de gouvernance sont en perpétuelle évolution.
La Société de portefeuille d’Hydro Ottawa est une entreprise privée constituée en personne morale en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario et conformément à la Loi de 1998 sur l’électricité. D’autre part, l’actionnaire de la Société est une entité administrative publique et l’entreprise poursuit un mandat public. Par conséquent, celle-ci est pleinement consciente de sa responsabilité de rendre compte à son actionnaire ainsi qu’au grand public. Les pratiques de gouvernance de l’entreprise ne sont pas orientées uniquement en fonction de ses obligations légales, mais aussi d’après les meilleures pratiques de gouvernance et d’affaires et les normes établies par des organismes indépendants.
Bien que Hydro Ottawa ne soit pas assujettie aux obligations définies par la Loi sur les valeurs mobilières et qu’elle ne soit donc pas tenue de satisfaire aux normes de gouvernance applicables aux sociétés cotées en bourse, l’entreprise oriente ses pratiques d’après ces normes qu’elle veille à respecter, et même, à surpasser. De plus, Hydro Ottawa compare régulièrement ses pratiques à celles d’autres organismes des secteurs public et privé. Elle s’évalue aussi en fonction des normes établies par des organismes comme Autorités canadiennes en valeurs mobilières et la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario.
Les pratiques de gouvernance de l’entreprise ne sont pas orientées uniquement en fonction de ses obligations légales, mais aussi d’après les meilleures pratiques de gouvernance et d’affaires et les normes établies par des organismes indépendants.
En 2007, la Société a apporté un certain nombre d’améliorations à sa gouvernance afin d’accroître sa responsabilité à l’égard du public et de rester au fait des normes émergentes en la matière.
Structure de gouvernance
La responsabilité de l’exploitation efficace de la Société et de ses filiales revient aux onze membres du conseil d’administration, qui orientent les travaux de la Société pour le compte de son actionnaire, la Ville d’Ottawa. Le conseil joue un rôle de chef de file au sein de l’entreprise à l’aide d’un cadre de contrôle efficace qui permet d’évaluer et de gérer les risques, et assume la responsabilité de superviser la gestion et les affaires de l’entreprise et de ses filiales.
Pour s’acquitter de sa responsabilité de supervision, le conseil d’administration s’inspire de la déclaration de l’actionnaire produite par le conseil municipal de la ville d’Ottawa. Cette déclaration est révisée périodiquement, la dernière révision datant du 29 juin 2006. Le code de conduite de l’entreprise, ses directives concernant la gestion des conflits d’intérêt et ses politiques et processus d’information concernant les transactions relatives aux parties liées, régissent également les actions du conseil.
En 2006, un conseil d’administration distinct a été mis sur pied pour assurer la supervision des activités d’Hydro Ottawa limitée, conformément au Code d’affiliation des distributeurs et des transporteurs publié par la Commission de l’énergie de l’Ontario. Les pouvoirs et les fonctions de ce conseil sont définis dans une déclaration de l’actionnaire publiée par le conseil d’administration de la Société de portefeuille d’Hydro Ottawa inc. Le conseil municipal de la Ville d’Ottawa a nommé sept membres à ce conseil en juin 2006. La majorité des membres des deux conseils d’administration sont indépendants par rapport à la gestion et à l’actionnaire.
Au jour le jour, la Société est dirigée par l’équipe de direction de l’entreprise, composée de la présidente et chef de la direction de la Société, du directeur des finances et des chefs de la direction des filiales. Cette équipe supervise les pratiques et les stratégies commerciales afin qu’elles concordent avec les objectifs de la Société. L’équipe soutient aussi le rendement de la Société en gérant les risques et les possibilités. L’équipe de direction répond au conseil d’administration et relève directement de la présidente et chef de la direction.
Réalisations de 2007
En 2007, la Société a pris certaines mesures pour rester au fait des meilleures pratiques de gouvernance et améliorer le fonctionnement de ses conseils d’administration. L’entreprise a élaboré un Manuel de gouvernance qui définit les principes et pratiques de gouvernance de la Société de manière transparente pour l’actionnaire. Les conseils d’administration et la direction ont aussi mis en œuvre un plan de travail en matière de gouvernance incluant l’élaboration d’une politique sur la présence des directeurs, une politique et un protocole d’évaluation du rendement du conseil d’administration, une politique et un protocole sur la formation des directeurs, une politique en matière rapports de dépenses des directeurs et des cadres, un protocole d’évaluation du rendement du chef de la direction et un protocole en matière de divulgation des salaires.
La Société a répondu aux attentes de son actionnaire en publiant un énoncé complet de la rémunération de la haute direction dans son rapport annuel de 2006 ainsi que dans le présent rapport, en lui fournissant des comptes rendus opérationnels sur une base trimestrielle et en s’engageant à lui présenter des comptes rendus financiers sur une base trimestrielle dès 2008.
La Société a commencé à élaborer un nouveau Code de conduite pour les employés, les membres des conseils d’administration et les entrepreneurs travaillant sur les lieux de l’entreprise, afin d’établir les lignes de conduite, les normes et les attentes en matière de comportement. On a également mis en place un service d’écoute téléphonique anonyme exploité par un tiers pour complémenter le nouveau Code de conduite au moyen d’un mécanisme permettant d’identifier, de réviser et de traiter les cas de non-conformité avec le Code et les autres politiques et lois applicables.